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[原创] 现实财务管理中的重大隐患

现实财务管理中的重大隐患

我们时不时会在新闻中看到说,某出纳、某高官、某银行行长携款潜逃。外行看热闹,内行看门道。这些携款潜逃者,他们怎么能做到携款呢?
一、出纳员的机会
规范的支票管理模式是:正规单位应该注册登记,到公安局刻制公章,在银行开设账户,并在开户银行预留印鉴,大额收支必须通过银行划转,以确保安全。
预留印鉴,就是单位把财务专用章、法人代表个人章,盖在开户银行的空白纸张上留存印迹。从此,开户银行接到该单位开出的支票,应当与该单位的预留印鉴核对,确认真实、齐全之后,才能付款。
个别单位还把公章也作为预留印鉴。支票上必须加盖公章、财务章、法人代表章,这三个章都齐全了,银行才能付款。
由出纳员掌管空白支票。空白支票不得预先盖章。作废支票不得销毁。
由财务部长掌管财务章,由“一把手”掌管法人代表章(自己的印章),由办公室主任掌管公章。这三枚印章,不要同时落入一人之手。
单位向外支付大额资金时,由出纳员把支票填写正确、完整、清晰,然后由财务部长审核并加盖财务章,最后由“一把手”批准并加盖法人代表章。
上述的盖章手续,就是报告、审核、批准的程序;盖章人,就是知情人、同意人、负责人。
有漏洞的支票管理是:单位的法人代表个人章由出纳员掌管。理由是:一把手很忙,经常外出;每张支票都必须加盖,出纳员频频请示,麻烦。财务专用章,一般放在财务部长的办公桌面上,即使放在抽屉里,也不上锁。财务部长的房间(隔间),出纳员经常出入,甚至拿出财务章。这样的情况并不少见。
卷走巨额公款的出纳员,正是利用了上述条件:空白支票在自己手里,法人代表章也在自己手里,再瞅准机会盖上财务专用章,一切OK!
非常遗憾,笔者所见的财务教科书、财会培训班,关于公章、合同章、财务章、法人代表章规范管理的内容往往是缺失的。
二、银行行长的便利
银行的相关人员,在空白的存折、存单上填写内容完整,再加盖业务印章、经手人印章,就可以随时、随地转款提款。使用银行卡更方便。
如果银行行长要求下属的相关人员,在空白的存折、存单上加盖业务章、个人章,或者偷偷地盖上这些章,然后自己填写金额、户名,就能够凭空转走巨额资金。或者,银行行长找借口暂时借用一下员工的印章,肯定会有碍于面子或领导的威严不好拒绝的人。
2005年元旦,某国有银行支行行长高某,卷走数亿元储蓄存款。如果该支行的员工管好各自的印章,这行长岂能卷走巨额资金?!
三、高管们的机会
一个公司的董事长,要卷走巨额资金更隐蔽,少有人会怀疑他潜逃。即便公司账面资金不多,他仍旧可以抵押资产取得银行贷款,然后以采购或投资的名义转出资金,再去异地取走资金,大摇大摆地走人。所以,“一把手”只能掌握法人代表章,也就是自己的个人章,但是不得接触财务章、合同章、公章。
总经理的权力和威望仅次于董事长,也可以找借口转出资金。尤其在免职之前,或者卸任之前,总经理如果与外单位暗中签订长期贷款担保合同,加盖了公章、法人代表章,那么,几年之后才会败露,但是也就太晚了。这种不动用本单位资金的窃取,是最可怕的!
某公司在高息集资过程中,印制了若干份空白的、没有编号的合同,加盖了公章、法人代表章,交给业务员们去自行集资。其中一名业务员把大部分资金私自处理了,也走人了,等债主上门讨要时,公司也就傻了。这种坑爹方式,大大方方,潇潇洒洒,畅通无阻。
掌管上述印章、票据、合同的人,担当着公款的卫士,反过来却是最危险的窃贼,防不胜防,非常要命。正所谓家贼难防!
四、其它重要印章
“民凭文书官凭印”,在纸张上加盖了公章,就是这个单位对于纸张上的文字内容的认同、承诺、声明。“财务管理”的要点,不止有形的财产、物资、资金,更有无形的业务、手续、信用。至于印章,那相当于古代调动军队的“虎符”,更是重中之重。细数下来,一个单位重要的印章有:
公章,俗称“法人章”、“行政章”,是一个单位最重要的印鉴。
财务章,即“财务专用章”,这是单位收支资金的闸门。不盖财务章,支票就无效,银行就不受理;不盖财务章,收据就无效,本单位就不否则偿还。
发票专用章、经济合同章。虽然仅限于在发票、合同上加盖,但采购合同、供货合同、建设施工合同中都有履约义务、赔偿责任,也可能有管理的漏洞。
公章、财务章、合同章,必须配上法人代表章,才能产生法律效力。因为办理这些业务的干系非常重大,可能涉及到单位的生死存亡,所以,必须报告“一把手”,经过审核、同意之后,才能加盖这枚个人印章。盖章=批准,然后才能执行。
据说,外国大公司的董事长,都严格保管个人章,即公司法人代表章。有的把个人章拴在腰带上,随身携带,睡觉时连同裤子锁起来,就连老婆也不让摸。加盖时,首先仔细审查票据、合同、文件,然后亲自加盖,绝对不肯交付别人办理,甚至每次还要把盖章事宜写入笔记本备查。信陵君窃符救赵,关键就靠如姬深夜从魏王腰带上偷出虎符啊。
印章的管理,要和票据的管理结合起来。
各种票据、合同、文件必须编号,空白的不能加盖上述印章。
购买、印制、存放、领用,必须登记册数、号码、人员、时间。保管员不得接触上述印章,印章与票据必须分管。使用时,内容必须填写完整,经办人签名,经过有关部门、人员审核之后,才能加盖上述印章。作废的,不得擅自销毁,必须交回,注明“作废”,或者剪去右上角。存根必须保存10年以上,销毁时必须有多个部门的多人在场。
凡此种种措施配套,方可避免一个一个的“携款”新闻成为同行的笑柄谈资。

山东省淄博市临淄区审计局    孙  瑛
手机:13869306637;邮编:255400。
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