戴维艾伦（David Allen）在美国号称“工作效率大师”。他从事管理咨询一行二十多年，曾经为世界银行、福特基金会、美国海军等各种大公司、大机构讲过课。他的最新畅销书，《完工：无压力高效率的艺术》（Getting Things Done：The Art of Stress-Free Productivity）刚一出版就好评如潮。有大公司的总裁甚至说，书中传授的是救命之术，帮助他预防工作时焦头烂额，又解救了他生活中七上八下的混乱。
艾伦在绪言中就承诺要让读者两全其美：事业发达成功、生活美满幸福。他描述的境界据说是武术大师、运动明星、甚至荡秋千的儿童都体验过的，精神放松、注意力集中、头脑清楚、高效而又快乐的状态。作者声称，我们的精神状态应当如一潭宁静清晰的池水，应对外界干扰不温不火、恰到好处，干扰结束就马上回复到水波不兴的状态。这样，我们才能保证工作生活两不误。
那么怎么才能达到这种境界呢？艾伦本书最关键的是教导大家怎么“有效管理内心的任务”，也就是说，怎么才能在脑子里清理头绪、 组织分类、计划行动。作者说，如今的高档工作大多是“知识性工作”（knowledge work）： 和过去上下分明、按部就班、雷打不动的机械性工作不同，现在我们最重要的任务是要为自己想象工作、设定目标、预想结果。这种模糊性的前景一方面有助于个人创意和行动力的发挥，另一方面，也让我们有时觉得无从下手。所以，他关注的其实是让我们怎么排除芜杂纷乱，去粗取精，建立清晰的远景和行动计划。
具体说来，实现高效的工作流程可以分成横向和纵向两种方式。横向行动分为五个步骤。
1）集合目前吸引我们注意力的任务：通过实体、电子等各种手段搜集相关信息，但切忌纷杂，分类要少，而且清理、抛弃无关内容要快速。
2） 考虑需要对它们做什么：这里牵涉到评估各项任务，确认是可以做、 必须做、马上做、自己做，还是不用做、派别人做、安排时间日后做、或者立此存照而已。 艾伦提出的“3D”规则是：两分钟之内就能做好的事马上做（Do it）；耗时超过两分钟的事，考虑是否安排别人做（Delegate it）；耗时较长但你应该做的事，另外安排时间做（Defer it）。
3） 分类、组织思考的结果：分清需要做和不需要做的任务以后，就要设计合适的分类“储物柜”：例如，任务名称、行动计划、和参考文库。对于要马上从事的任务，就要进一步安排行动计划，包括定时间、订材料等。
4）定期回顾，斟酌轻重：一般说来，每周要回顾任务清单，根据当下情境、拥有时间、任务重要性、自己的精力确定先后顺序。
5）付诸行动。
以上规则似乎实用可行，可是艾伦不满足于此，他进一步提出了发挥创意的“纵向”工作流程。这里的五个步骤是：选定目标（为什么）、设想结果（什么）、琢磨办法（怎么）、组织想法、确立计划。和横向流程相比，纵向更偏重于积极出击、而不是消极应对，更重视主动计划，而不是被动挨打。如果说横向能帮助你在纷乱的事务工作中生存，纵向则可以让你高瞻远瞩，棋高一着，领先一步。可是，纵向思维显然也更考验决策者的知识、眼界、和判断力。
另外，艾伦还不厌其烦地指点读者怎么从细节上保证以上规则的实施：比如，需要购买什么样的纸张、文件夹等办公用品，怎么召集会议等。
艾伦纵横捭阖，说来说去就是这个中心意思：“眼不见为净” 这句话大错特错。凡事预则立，不预则废。只有在工作和生活中有组织、有计划，才能从容不迫，波澜不惊，实现“无压力的高效”人生。 |
发表于 2011-5-19 19:40
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发表于 2011-6-7 22:37
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